My Fisio Agenda
Abriste la consulta en primavera. Los lunes y los jueves por la tarde la agenda va llena, pero el martes por la mañana tienes tres huecos seguidos y el viernes a mediodía, otros dos. Cada hueco es una sesión que no cobras y un rato mirando el móvil por si alguien escribe.
Saber cómo conseguir pacientes de fisioterapia tiene menos que ver con el presupuesto de publicidad de lo que parece. Casi todos llegan por cuatro caminos: alguien te recomienda, otro profesional te deriva, te encuentran en Google o vuelven porque ya te conocían. En esta guía tienes qué hacer en cada uno, en qué orden y qué normas hay que respetar para que captar pacientes no te dé un disgusto con Google, con la ley o con tu colegio.
De dónde llegan los pacientes de fisioterapia
Antes de gastar tiempo o dinero, averigua de dónde vienen los que ya tienes. Basta con preguntar en la primera visita «¿cómo nos has conocido?» y apuntar la respuesta en su ficha. Si tu programa de gestión tiene un campo para eso, mejor, porque luego puedes contarlas. Al cabo de dos o tres meses tendrás una foto bastante clara. Puede que casi todos lleguen recomendados y que Google apenas te traiga a nadie, o justo lo contrario.
En una consulta de fisioterapia, los pacientes suelen llegar por estos canales:
- la recomendación de pacientes contentos, el boca a boca de toda la vida;
- las derivaciones de médicos, traumatólogos, podólogos, matronas o entrenadores;
- Google, sobre todo la ficha que aparece en el mapa cuando alguien busca «fisioterapeuta cerca de mí»;
- los acuerdos con clubes, gimnasios, estudios de pilates o empresas del barrio;
- los pacientes antiguos que vuelven con otra lesión, o con la misma.
No hace falta atacarlos todos a la vez. Empieza por los dos que más pacientes te traen y por el que menos cuesta mejorar, que suele ser la ficha de Google.
Tu ficha de Google, el primer sitio donde te buscan
Quien tiene una contractura un martes por la noche no busca «fisioterapia» en general. Escribe «fisio cerca de mí» o «fisioterapeuta en Gràcia» en el móvil, mira el mapa y llama o pide cita desde ahí. Esa ficha es el Perfil de Empresa en Google, y abrirla es gratis.
Google explica en su ayuda sobre cómo mejorar el posicionamiento local que los resultados del mapa dependen sobre todo de tres cosas: la relevancia, que es lo bien que encaja tu ficha con lo que busca la persona; la distancia, y la popularidad, que mide lo conocida que es la consulta y en la que cuentan, entre otras cosas, las webs que te enlazan y tus reseñas. También avisa de que ese posicionamiento no se puede comprar.
Rellénala como si fuera tu recepción
Una ficha a medias pierde pacientes sin que te enteres. Repasa estos puntos:
- el nombre real de la consulta, igual que en la puerta. Las directrices de Google prohíben añadirle palabras de relleno («Fisio Pérez, el mejor fisioterapeuta de Valencia») y pueden suspender la ficha;
- la categoría que te corresponde, por ejemplo «Fisioterapeuta», y los servicios que de verdad haces: suelo pélvico, fisioterapia deportiva, punción seca, rehabilitación tras una operación…;
- el horario, también el de agosto y los festivos. Quien llega y se encuentra la persiana bajada no vuelve a fiarse de la ficha;
- fotos reales de la fachada, para que te encuentren a la primera, y de la sala y las camillas. Si sale un paciente, solo con su permiso por escrito;
- el enlace para pedir cita. Google permite añadir enlaces de reserva a la ficha, y así el paciente elige hora sin tener que llamarte;
- si solo trabajas a domicilio, quita la dirección y marca la zona en la que atiendes. Si tienes consulta y además haces domicilios, puedes enseñar las dos cosas.
Publica novedades de vez en cuando
Desde la ficha puedes publicar avisos con foto: el horario de verano, un servicio nuevo o un taller de espalda para gente que trabaja sentada. No hace falta escribir cada semana. Con una publicación al mes, quien te encuentra ve que la consulta está abierta y que hay alguien detrás.
Reseñas en Google: cómo pedirlas sin saltarte las normas
Las reseñas en Google cuentan dos veces: ayudan a salir en el mapa y son lo primero que lee alguien que no te conoce. El mejor momento para pedirlas es el alta, cuando el paciente nota la mejoría y te da las gracias. Pídeselo en persona y mándale después el enlace por WhatsApp. Google te da un enlace y un código QR para pedir reseñas, y el QR puedes dejarlo impreso en la recepción.
Las normas de Google sobre el contenido de Maps prohíben dos costumbres bastante extendidas:
- ofrecer algo a cambio de la reseña, sea un descuento, una sesión gratis o un regalo;
- pedirlas solo a los pacientes contentos o desanimar a quien quiere dejar una mala.
Pídeselas a todos por igual y contesta todas, también las negativas. Al responder, da las gracias o explica lo que puedas en términos generales, sin dar ningún detalle de su lesión ni de su tratamiento, aunque el paciente los haya contado en la reseña. El secreto profesional también vale en internet, y quien lee tus reseñas se fija mucho en cómo respondes a las malas.
Una web sencilla con reservas online
Mucha gente decide pedir cita por la noche, en el sofá, cuando el dolor no le deja estar a gusto. Si para conseguir hora tiene que llamarte al día siguiente a las nueve, es fácil que acabe en otra consulta que sí le deja elegir hora desde el móvil. Las reservas online resuelven ese momento: el paciente ve tus huecos libres, elige uno y te llega la petición.
La web no tiene que ser grande. Con esto basta:
- una portada que diga en una frase qué tratas y dónde estás;
- una página por cada servicio que ofreces de verdad, con lo que conviene saber antes de la primera sesión;
- quién eres, con tu número de colegiado y tu colegio;
- cómo llegar, el horario y un botón bien visible para pedir cita.
Ese botón puede llevar a una agenda online para fisioterapeutas que solo enseñe las horas libres. Pon el mismo enlace en la ficha de Google, en el perfil de WhatsApp Business y en la biografía de tus redes, y el paciente podrá reservar mientras tú estás con otro en la camilla.
Derivaciones de médicos, entrenadores y otros profesionales
Un traumatólogo que confía en tu trabajo puede mandarte pacientes durante años. Pasa lo mismo con médicos, podólogos, dentistas que tratan problemas de la articulación de la mandíbula, matronas que atienden a mujeres después del parto y entrenadores, que ven las lesiones antes que nadie. Las derivaciones llegan despacio, pero son pacientes que vienen con confianza desde el primer día.
Para que te tengan en cuenta:
- Elige pocos profesionales y que encajen con lo que tratas. Si haces suelo pélvico, matronas y ginecólogos; si haces deportiva, clubes y entrenadores.
- Preséntate en persona, con una hoja que explique qué tratas, cómo trabajas y cómo pueden mandarte a alguien.
- Cuando te derive un paciente, y siempre con el permiso de ese paciente, cuéntale cómo ha ido el tratamiento con un informe breve. A quien deriva le gusta saber qué ha pasado con la persona que te mandó.
- Ofrece algo útil: una charla sobre prevención de lesiones a los entrenadores del club o una tarde para resolver dudas en el gimnasio.
Fidelizar pacientes: que terminen el tratamiento y vuelvan
Captar a un paciente nuevo lleva tiempo y a veces dinero. Que vuelva uno que ya confió en ti cuesta mucho menos, y es también el que después te recomienda. Por eso fidelizar pacientes forma parte de conseguirlos.
Que no falten a las sesiones
Una sesión perdida es un hueco que nadie ocupa y un tratamiento que se alarga. Un recordatorio por WhatsApp la víspera evita muchas ausencias, sobre todo si el paciente puede confirmar o anular con un toque y tú te enteras con tiempo de dar ese hueco a otro.
Un plan de tratamiento que se entienda
Hay pacientes que dejan de venir en cuanto les duele menos, aunque al tratamiento le quede la mitad. En la primera visita, explícale cuántas sesiones calculas, cada cuánto y qué tendrá que hacer en casa. Crea las citas en serie desde el principio, por ejemplo dos por semana durante un mes. Si el tratamiento es largo, un bono de sesiones le ayuda a organizarse y a ti te da una idea de cómo irá la agenda las próximas semanas.
Recupera a los pacientes inactivos
Una vez al mes, mira quién lleva dos meses o más sin venir y no tiene ninguna cita pendiente. Son pacientes inactivos: algunos se curaron, otros se mudaron y otros, sencillamente, se olvidaron de pedir la siguiente cita. Un mensaje personal del tipo «Hola, ¿qué tal sigue esa rodilla? Si vuelve a molestarte, esta semana tengo hueco el jueves por la tarde» a veces basta para que vuelvan.
Ojo con la ley. El artículo 21 de la LSSI prohíbe enviar publicidad por correo electrónico u otro medio electrónico equivalente, y un WhatsApp lo es, a quien no la ha pedido ni autorizado. Con quien ya fue paciente tuyo hay una excepción: puedes escribirle sobre servicios parecidos a los que contrató, siempre que le des una forma sencilla y gratuita de decir que no quiere más mensajes, tanto al recoger sus datos como en cada mensaje. En la práctica, pregunta en la ficha de alta si quiere recibir avisos de este tipo y termina cada mensaje con una línea como «si prefieres que no te escriba para esto, dímelo y no lo haré más».
Deja que te recomienden
La recomendación llega sola cuando el paciente entiende lo que has hecho y lo nota. Ayuda mucho escribirle al final de cada sesión un resumen corto con los ejercicios para casa: lo relee, se lo enseña a alguien y, cuando un compañero de trabajo se queja de la espalda, sabe a quién mandarlo. Al dar el alta puedes decírselo con naturalidad: «Si conoces a alguien con un problema parecido, ya sabes dónde estoy».
Redes sociales: lo justo y bien hecho
Las redes sociales y los vídeos cortos sirven para que te conozcan antes de pedirte cita. Si tienes poco tiempo, dedícalo antes a la ficha de Google y a las derivaciones, y deja las redes para después. Cuando empieces, elige una red y publica con calma: un ejercicio para la espalda explicado en treinta segundos, la respuesta a una duda que te hacen mucho en consulta o cómo es una primera visita contigo. Esos mismos contenidos te sirven para las novedades de la ficha de Google.
El código deontológico pide que lo que publiques en internet y en redes tenga base científica y se haga con profesionalidad, veracidad y prudencia. También considera contrarias a la deontología las críticas ofensivas a otros fisioterapeutas, y hacerlas en redes lo agrava. Y no subas fotos ni vídeos en los que se reconozca a un paciente sin su consentimiento expreso, mejor por escrito.
Lo que dice el código deontológico sobre la publicidad
Los fisioterapeutas colegiados tienen que cumplir el Código de la Deontología de la Fisioterapia Española, del Consejo General de Colegios de Fisioterapeutas. Su capítulo sobre publicidad marca los límites del marketing para fisioterapeutas:
- la publicidad tiene que ser informativa, veraz y comprensible, sin sugerir de forma engañosa o exagerada cualidades que no están demostradas;
- en los anuncios deben constar tus datos profesionales, tu número de colegiado y tu colegio;
- tienes que adaptarla a las normas de tu comunidad autónoma sobre publicidad sanitaria;
- atraer pacientes con publicidad basada en el precio de las sesiones va contra la deontología, así que olvídate de los carteles de «primera sesión gratis» o «sesión a mitad de precio»;
- solo puedes anunciar las técnicas para las que tienes la formación y la acreditación necesarias.
Y si vienes de trabajar en otra clínica, el código te pide que no captes a sus pacientes. Puedes atender a quien te busque por decisión propia, pero no ir a por ellos.
Un plan de 90 días para llenar la agenda
Todo lo anterior cabe en un trimestre si lo haces por partes:
- La primera semana, completa la ficha de Google, pon el enlace de reservas y empieza a preguntar a cada paciente nuevo cómo te ha conocido.
- Durante el primer mes, pide reseña a todos los pacientes a los que des el alta y contesta las que lleguen.
- También el primer mes, haz una lista de cinco profesionales de tu zona que encajen con lo que tratas y visítalos.
- Cada mes, repasa los pacientes inactivos y escribe a los que tenga sentido.
- Al tercer mes, cuenta de dónde han llegado los pacientes nuevos y mira en las estadísticas qué días y qué horas siguen flojos. Pon el esfuerzo del trimestre siguiente en el canal que más te ha dado.
My Fisio Agenda: reservas, recordatorios y pacientes inactivos en un solo programa
My Fisio Agenda es un software para fisioterapeutas hecho en España, y varias de las cosas de esta guía ya vienen dentro:
- un enlace de reservas con tus horas libres, que puedes poner en tu web, en la ficha de Google o en WhatsApp. El paciente elige hora, te escribe por WhatsApp con el mensaje ya preparado y la cita queda reservada cuando tú la confirmas;
- recordatorios por WhatsApp manuales e ilimitados desde tu teléfono, y automáticos 24 horas antes con los botones «Confirmar cita» y «Anular cita». Si alguien anula, el hueco vuelve a quedar libre en la agenda;
- el campo «Cómo nos ha conocido» en la ficha de cada paciente;
- la lista de pacientes inactivos, los que llevan dos meses o más sin sesión y sin ninguna cita, ordenada de quien lleva más tiempo sin venir a quien menos y con un botón para abrir su chat de WhatsApp;
- series de sesiones, bonos y un resumen para el paciente que él lee en «Mi Espacio», junto a sus citas y sus documentos;
- estadísticas de sesiones e ingresos, también por día de la semana, para ver qué huecos te cuesta más llenar.
Los planes no tienen permanencia: Semilla cuesta 4,99 € al mes (hasta 15 pacientes), Júnior 19,99 € con pacientes ilimitados y Sénior 29,99 €, con el IVA aparte. Si tienes una clínica, hay planes para equipos de hasta 5, 10 o 15 fisios con la agenda de todos en tiempo real. Puedes probarlo 1 mes gratis, sin tarjeta, con tus pacientes de verdad.
Preguntas frecuentes sobre cómo conseguir pacientes de fisioterapia
Lo que más nos preguntan los fisios que quieren llenar la agenda.
¿Por dónde empiezo para conseguir pacientes de fisioterapia?
Por saber de dónde llegan los que ya tienes: pregunta en la primera visita cómo te han conocido y apúntalo en su ficha. Después, completa tu ficha de Google, añade el enlace para pedir cita y pide reseña a los pacientes que das de alta. Con eso hecho, visita a los profesionales de tu zona que pueden derivarte pacientes.
¿Puedo ofrecer un descuento a cambio de una reseña en Google?
No. Las normas de Google prohíben ofrecer pagos, descuentos o servicios gratis a cambio de publicar reseñas, y también pedirlas solo a los clientes contentos. Pide reseña a todos tus pacientes por igual y contesta todas, sin dar detalles de su lesión ni de su tratamiento.
¿Puedo anunciar mi consulta con ofertas como «primera sesión gratis»?
El Código de la Deontología de la Fisioterapia Española considera contrario a la deontología atraer pacientes con publicidad basada en el precio de las sesiones. Tu publicidad debe ser informativa y veraz, llevar tu número de colegiado y tu colegio y respetar las normas de publicidad sanitaria de tu comunidad autónoma.
¿Puedo escribir por WhatsApp a pacientes que hace tiempo que no vienen?
Sí, con cuidado. La LSSI permite mandar comunicaciones comerciales a quien ya fue cliente tuyo sobre servicios parecidos a los que contrató, siempre que en cada mensaje le ofrezcas una forma sencilla y gratuita de decir que no quiere recibir más. A quien nunca fue paciente, solo si te lo ha pedido o lo ha autorizado.
¿Necesito una página web si ya tengo la ficha de Google?
No es obligatoria, pero ayuda: la ficha puede enlazar a ella, explica mejor qué tratas y es el sitio natural para tu número de colegiado, tus servicios y el botón para pedir cita. Si no tienes tiempo de hacerla, empieza al menos por un enlace de reservas online y ponlo en la ficha.
¿Cómo sé qué canal me trae más pacientes?
Pregunta en la primera visita cómo te ha conocido cada paciente y apúntalo en su ficha. Al cabo de unos meses, cuenta las respuestas y compáralas con lo que te ha costado cada canal en tiempo y en dinero. En My Fisio Agenda la ficha del paciente ya trae el campo «Cómo nos ha conocido».
¿Cuánto cuesta un programa que me ayude a llenar la agenda?
My Fisio Agenda cuesta 4,99 € al mes en el plan Semilla, 19,99 € en Júnior y 29,99 € en Sénior, con el IVA aparte y sin permanencia. Todos los planes incluyen el enlace de reservas, los recordatorios por WhatsApp y la lista de pacientes inactivos, y puedes probarlo 1 mes gratis, sin tarjeta.