Programa para fisioterapeutas gratis: qué opciones hay y cuándo compensa pagar

Acabas de colegiarte, alquilas un box dos tardes a la semana en un centro de tu barrio y tienes once pacientes. Las citas van en una libreta, los avisos salen de tu WhatsApp y las facturas las haces con una plantilla de Word que te pasó una compañera de promoción. Funciona y no te cuesta nada, así que cuando buscas un programa para fisioterapeutas gratis esperas que siga sin costarte nada y que, de paso, te quite trabajo.

Opciones gratis hay, y algunas te sirven una temporada. Cada una se queda corta en un sitio distinto: unas no protegen bien los datos de salud, otras ponen un tope de pacientes o de reservas y otras solo sirven para facturar. Aquí tienes qué cubre cada una, qué dice Hacienda de facturar con Excel o con su aplicación gratuita y cómo saber en qué momento un plan de pago te sale más barato que seguir con lo gratis.

¿Existe un programa para fisioterapeutas gratis de verdad?

Depende de lo que entiendas por gratis. Cuando un fisio dice que lleva la consulta sin pagar nada, casi siempre está usando una de estas cuatro cosas:

• herramientas generales que ya tienes, como la libreta, el calendario del móvil, una hoja de cálculo y WhatsApp;
• el plan gratuito de un programa de gestión, con un tope de pacientes, de reservas o de funciones;
• la prueba gratis de un programa de pago, que dura unas semanas;
• la aplicación de facturación de la Agencia Tributaria, que solo sirve para hacer facturas.

Las cuatro tienen su sitio. Un programa de gestión para fisioterapeutas con agenda, historia clínica, avisos y facturas tiene costes que alguien paga, como los servidores, las copias de seguridad, los mensajes automáticos de WhatsApp o el soporte. Casi siempre los pagas tú con una cuota, o el plan gratis te pone límites para que acabes pagándola. Lo útil es saber qué te resuelve cada opción y a partir de cuándo empieza a costarte tiempo.

Libreta, calendario y hoja de cálculo: lo gratis de siempre

Con pocos pacientes, la libreta y el calendario del móvil aguantan bien. Ves la semana de un vistazo, mandas el recordatorio desde tu WhatsApp la tarde antes y apuntas los cobros en una hoja de cálculo. Mucha gente empieza así y no tiene nada de malo.

Los problemas llegan con el volumen. Con veinte pacientes a la semana son veinte mensajes escritos a mano, y cada cambio de hora te obliga a tocar la libreta, el calendario y la conversación. Un día se te olvida apuntar una anulación y das una hora que ya no estaba libre. Otro día buscas qué le hiciste a un paciente hace tres meses y la nota está en una hoja suelta que no aparece.

Tampoco están pensadas para la parte clínica. Ni el calendario ni la hoja de cálculo te dan una historia clínica por sesión, la firma del consentimiento informado o un aviso cuando un paciente lleva dos meses sin venir. Se puede ir tirando con carpetas y plantillas, pero cada apaño es un rato más de trabajo al final del día.

Los datos de salud de tus pacientes no van en cualquier sitio

Lo que apuntas de cada paciente (la lesión, el dolor, el tratamiento y cómo responde) son datos de salud. El RGPD los incluye entre las categorías especiales de su artículo 9 y en el artículo 32 pide medidas de seguridad acordes con el riesgo. Si una empresa guarda esos datos por ti, el artículo 28 te obliga a elegir a alguien que ofrezca garantías suficientes y a firmar con ella un contrato de encargado del tratamiento. Tienes el texto completo del Reglamento General de Protección de Datos en el BOE.

Con las herramientas gratis de uso general, todo eso corre de tu cuenta. Una hoja de cálculo con diagnósticos guardada en tu cuenta personal, un móvil sin bloqueo con fotos de informes o un grupo de WhatsApp con nombres y lesiones son descuidos muy fáciles de cometer. Antes de quedarte con cualquier opción, gratis o de pago, hazte estas preguntas:

• ¿Dónde se guardan los datos y van cifrados?
• ¿Quién puede abrir la historia de un paciente, y queda registrado?
• ¿Hay copias de seguridad y quién las hace?
• ¿Puedes firmar el contrato de encargado del tratamiento con quien guarda los datos?

Piensa también en dentro de unos años. La Ley 41/2002 obliga a conservar la documentación clínica como mínimo cinco años desde el alta de cada paciente. Y si un día pierdes esos datos, el artículo 33 del RGPD te pide avisar a la AEPD en 72 horas como mucho, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para tus pacientes.

Software para fisioterapeutas gratis: planes gratuitos y pruebas de un mes

Los planes gratis para siempre

Algunos programas de gestión tienen un plan gratuito permanente. Es una forma legítima de darse a conocer y, si estás empezando, te puede bastar unos meses. Lo normal es que tenga un límite pensado para que te pases al de pago cuando la consulta crezca: un máximo de pacientes o de reservas al mes, los recordatorios automáticos fuera, la facturación aparte o un solo usuario.

Un software para fisioterapeutas gratis no tiene nada de malo si lees las condiciones antes de meter a tus pacientes. Pregunta esto:

1. ¿Qué pasa el día que llegas al límite? ¿Se bloquea la agenda, dejan de salir los avisos o te cambian de plan sin preguntar?
2. ¿Puedes sacar a tus pacientes y sus historias en un formato que otro programa sepa leer?
3. ¿Incluye historia clínica y consentimientos, o solo la agenda?
4. ¿Los recordatorios por WhatsApp entran en el plan gratis o se pagan aparte?
5. ¿La facturación está preparada para VeriFactu?

Las pruebas gratis de un mes

La prueba gratis es otra cosa: tienes el programa completo durante unas semanas y después decides. Es la mejor manera de saber si te sirve, siempre que la hagas con tu agenda de verdad y no con dos pacientes inventados. Importa tu lista de pacientes desde el Excel que ya tienes, crea las citas de una semana normal y deja que los recordatorios salgan solos. Mira también desde el principio cómo acaba. Si te pidieron la tarjeta al darte de alta, apunta el día en que termina la prueba, porque en muchos programas el primer cargo se hace solo cuando acaba.

Facturar gratis: Word, Excel y la aplicación de Hacienda

Aquí entra VeriFactu. Con las fechas en vigor, los programas con los que se emiten facturas tendrán que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo, y antes del 1 de enero de 2027 si facturas como sociedad. Hacienda comunicó el 5 de octubre de 2026 que prevé ampliar el plazo, pero mientras no salga en el BOE valen esas fechas.

¿Y si facturas con Word o con Excel? Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento no te afecta si solo los usas para escribir los datos de la factura, expedirla e imprimirla y guardarla. Si la hoja de cálculo genera el libro registro de facturas expedidas, por ejemplo con una macro, pasa a ser un sistema informático de facturación y tiene que cumplir todos los requisitos. Hacienda avisa de que puede comprobar cómo usas esas herramientas.

La otra vía gratis es la aplicación de facturación de la AEAT. Según su guía de uso, está pensada para quien emite pocas facturas al año, se abre en el navegador con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve Móvil y manda cada registro a Hacienda en el momento. Tiene límites que a un fisio le afectan:

• solo hace facturas completas, no simplificadas, y todas tienen que llevar los datos del destinatario;
• las facturas y sus registros solo se gestionan desde esa aplicación, y no se pueden exportar para seguir facturando con otro programa;
• no está conectada con tu agenda ni con tus cobros, así que cada sesión la vuelves a teclear.

Para unas pocas facturas al mes a un club o a una empresa te puede bastar. Con treinta pacientes particulares a la semana, teclear dos veces cada sesión se nota. Si quieres ver cómo se hace desde la propia agenda, lo contamos en la página de facturación VeriFactu para fisioterapeutas.

Lo que te cuesta lo gratis

Lo gratis no sale en el extracto del banco, pero se paga en horas. Haz la cuenta con tu semana. Si mandas a mano veinticinco recordatorios y cada uno te lleva un par de minutos entre buscar el contacto, escribir el mensaje y comprobar la hora, se te va casi una hora a la semana solo en eso. Súmale pasar las citas de la libreta al calendario, cuadrar los cobros y hacer las facturas del mes de una en una.

Después están las ausencias. Un paciente que no viene es una hora que no cobras y que podrías haber dado a otra persona si te hubieras enterado a tiempo. Si un recordatorio automático te salva una sola sesión al mes, un plan de 4,99 € más IVA ya se ha pagado.

Y queda el riesgo, que no se nota hasta que pasa: el móvil que se rompe sin copia, la libreta olvidada en el tren o la hoja de cálculo que alguien borra sin querer.

Cuándo compensa pagar un programa para fisios

No hay un número mágico de pacientes. Estas señales indican que lo gratis se te ha quedado pequeño y que un programa para fisios de pago te ahorra más de lo que cuesta:

• pasas más de una hora a la semana mandando recordatorios y moviendo citas a mano;
• ya has tenido algún paciente que no vino porque no le llegó el aviso, o alguna cita doble;
• atiendes en más de un sitio, por ejemplo tu consulta, un club y algún domicilio, y te cuesta saber dónde tienes que estar cada día;
• haces punción seca u otras técnicas invasivas y necesitas consentimientos firmados y bien guardados;
• vendes bonos de sesiones y llevas a mano cuántas le quedan a cada paciente;
• tus pacientes te piden reservar por internet o te escriben a deshoras para cambiar la cita;
• se acercan las fechas de VeriFactu y facturas con una hoja de cálculo que hace algo más que imprimir.

Si te ves en dos o tres de estas situaciones, lo gratis ya te está costando dinero, aunque no aparezca en ninguna factura.

My Fisio Agenda: un mes gratis y después desde 4,99 € al mes

My Fisio Agenda no tiene un plan gratis para siempre. Tiene un mes de prueba con todas las funciones, sin tarjeta, y un plan muy barato para cuando empiezas. Es un software para fisioterapeutas hecho en España que se abre en el navegador del ordenador, de la tablet o del móvil, y reúne lo que con las opciones gratis tienes repartido en varios sitios:

• agenda de día, semana y mes, con series de sesiones, varios centros y salas, y un horario distinto para cada centro;
• historia clínica por sesión, privada y cifrada, y consentimientos que el paciente firma en la pantalla;
• recordatorios por WhatsApp: los manuales, desde tu teléfono, son ilimitados en todos los planes, y los automáticos salen 24 horas antes con botones para confirmar o anular la cita;
• cobros, bonos de sesiones y facturas preparadas para VeriFactu, con factura simplificada cuando el paciente no te da su NIF, hasta 400 €;
• un enlace de reservas con tus horas libres y «Mi Espacio», donde cada paciente ve sus citas y sus documentos;
• un asistente que importa tus pacientes y tus citas desde un Excel o un CSV, para no empezar de cero.

Cuando acaba el mes no se te cobra nada, porque no has dado ninguna tarjeta. Si sigues, el plan Semilla cuesta 4,99 € al mes para hasta 15 pacientes, con 20 recordatorios automáticos y 20 facturas VeriFactu al mes; Júnior, 19,99 € con pacientes ilimitados, y Sénior, 29,99 € para agendas con mucho volumen. Los precios no llevan el IVA, no hay permanencia y los tienes todos en la página de planes y precios. Puedes empezar hoy con 1 mes gratis, sin tarjeta.