Programa para fisioterapeutas: qué debe tener y cómo elegir el tuyo

Muchos fisioterapeutas empiezan con lo que tienen a mano: una agenda de papel en la recepción, el calendario del móvil, un Excel con los datos de los pacientes y las facturas hechas en una plantilla de Word. Mientras la consulta es pequeña, funciona. El día que te ves pasando a limpio las notas de las sesiones a las nueve de la noche, o buscando en tu WhatsApp personal quién te confirmó la cita del jueves, es cuando empiezas a buscar un programa para fisioterapeutas.

Esta guía está pensada para ese momento. Repasa lo que tiene que hacer un buen programa de gestión para fisioterapeutas, lo que te exige la ley (protección de datos, historia clínica y facturación con VeriFactu), qué cambia si trabajas por tu cuenta o en una clínica con más fisios, cuánto cuesta y qué conviene preguntar antes de pagar nada. Al final contamos cómo lo resolvemos en My Fisio Agenda, aunque los criterios te sirven para comparar cualquier programa.

Qué es un programa para fisioterapeutas (y qué no)

Un programa para fisioterapeutas es una aplicación que reúne en un mismo sitio la agenda de citas, la ficha de cada paciente con su historia clínica, los avisos de las sesiones, los cobros y las facturas. Lo que lo distingue de un calendario o de una hoja de cálculo es que todo está conectado: la cita sabe quién es el paciente, la sesión queda anotada en su historia y la factura sale de lo que ya has registrado, sin volver a escribirlo.

Hay una confusión frecuente. Quien busca un programa para fisios se encuentra con dos tipos de herramientas: las de gestión de la consulta, que son las de este artículo, y las que sirven para pautar ejercicios en vídeo a los pacientes. Pueden convivir, pero resuelven problemas distintos. Aquí hablamos de la parte administrativa y clínica: citas, fichas, documentos firmados y dinero.

Tampoco necesitas el programa más completo del mercado. Si estás empezando, con pocos pacientes y sin facturar todavía, el calendario del móvil puede bastarte unos meses. El problema aparece cuando los datos de salud acaban repartidos entre el móvil personal, papeles y correos, porque es información especialmente protegida y así cuesta mucho custodiarla bien.

Qué funciones debe tener un programa de gestión para fisioterapeutas

Hay programas que hacen de todo y programas que hacen poco pero bien. Estas son las funciones que una consulta de fisioterapia usa a diario. Si falta alguna, acabarás supliéndola con otra aplicación, que es justo lo que querías evitar.

Una agenda pensada para tratamientos de varias sesiones

La fisioterapia se trabaja en series: una lumbalgia puede pedir ocho sesiones y una rehabilitación de rodilla, varias semanas. El programa tiene que permitirte crear citas recurrentes (cada semana, cada quince días o cada mes) sin introducirlas una a una, bloquear horas para una formación o una visita a domicilio y ver el día, la semana y el mes. Si trabajas con boxes, que cada cita quede asignada a su sala evita que dos compañeros cuenten con la misma camilla a la misma hora.

Ficha del paciente e historia clínica por sesión

Después de la agenda, la historia clínica es lo que más vas a usar. Busca que cada sesión tenga su propia nota (zona tratada, escala de dolor, técnica empleada, evolución) y que puedas añadir campos propios, porque no todos los fisioterapeutas registran lo mismo. También es útil adjuntar a la ficha el informe del traumatólogo, una resonancia o las fotos de la evolución, y sacar la ficha completa en PDF cuando el paciente la pida.

Ten presente que la documentación clínica se conserva, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según el artículo 17 de la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente. Tu programa tiene que guardarla durante ese tiempo y dejarte exportarla si algún día cambias de herramienta.

Recordatorios por WhatsApp que el paciente pueda contestar

De todas las funciones, los recordatorios por WhatsApp son la que antes se nota en la agenda. Lo ideal es que salgan solos, por ejemplo 24 horas antes, y que el paciente confirme o anule con un botón, de forma que veas en la agenda quién ha confirmado y qué hueco ha quedado libre. Comprueba cuántos mensajes automáticos incluye cada plan y si puedes mandar también avisos manuales desde tu propio WhatsApp.

Consentimiento informado firmado en el móvil o la tablet

Por regla general, el consentimiento del paciente es verbal, pero la misma Ley 41/2002 (artículo 8) exige que conste por escrito en los procedimientos invasivos y en los que suponen riesgos notables. En fisioterapia, el caso más claro es la punción seca. Un programa que recoge la firma del consentimiento informado con el dedo en una tablet, lo guarda en PDF dentro de la ficha y tiene plantillas distintas para adultos y para menores te ahorra imprimir, escanear y archivar.

Facturación con VeriFactu y exención de IVA

El Real Decreto 1007/2023 obliga a que los programas de facturación generen, con cada factura, un registro encadenado que no se puede alterar y un código QR. Las fechas en vigor son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes, autónomos incluidos. En octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere retrasarlas a octubre de 2028, pero mientras no se publique en el BOE cuentan las de 2027. Puedes seguirlo en la página de VeriFactu de la Agencia Tributaria.

Al comparar programas, pregunta si emite facturas VeriFactu con tu propio certificado digital, si aplica la exención de IVA de los servicios sanitarios (artículo 20.1.3.º de la Ley 37/1992) y la retención de IRPF cuando facturas a una empresa, y si te deja facturar por paciente, por centro o por fisioterapeuta.

Bonos, cobros y estadísticas

Si vendes bonos de cinco o diez sesiones, el programa debería descontar cada sesión del bono y enseñarte cuántas le quedan al paciente. Los pagos parciales (la mitad hoy y el resto la semana que viene) y lo que está pendiente de cobro tienen que verse sin buscar. Y para decidir horarios o precios basta con unas estadísticas sencillas: ingresos y sesiones por mes, por tipo de sesión y por día de la semana.

Programa para fisios autónomos o software para clínicas de fisioterapia: qué cambia

Las necesidades cambian mucho según cómo trabajes.

Si eres fisioterapeuta autónomo, pesan la movilidad y la rapidez: mirar la agenda en el móvil entre paciente y paciente, atender en dos consultas o a domicilio con la misma agenda y que la facturación de fin de mes no te ocupe una tarde entera. Un plan económico con pacientes ilimitados suele ser suficiente.

En una clínica con varios profesionales entran en juego otras cosas: ver las agendas de todos en tiempo real, repartir salas y camillas, decidir quién ve qué información, calcular comisiones y liquidaciones y facturar en nombre del centro. Para ese caso está pensado un software para clínicas de fisioterapia con plan de centro: una sola cuenta para el equipo, con la agenda de cada fisio dentro.

Protección de datos: lo mínimo que debe cumplir tu programa

El Reglamento General de Protección de Datos trata los datos de salud como una categoría especial (artículo 9), y el programa que elijas va a manejarlos por encargo tuyo. Antes de contratar, comprueba estos puntos:

• que el proveedor firme contigo un contrato de encargado del tratamiento, como pide el artículo 28 del RGPD;
• dónde están los servidores (lo más sencillo es que estén en la Unión Europea) y si los datos van cifrados, también en las copias de seguridad;
• si puedes activar la verificación en dos pasos y ver desde qué dispositivos se ha entrado en tu cuenta;
• cómo te devuelven tus datos si te das de baja.

La Agencia Española de Protección de Datos publicó una guía para profesionales del sector sanitario que responde a muchas dudas de quien ejerce por su cuenta: con qué base legal tratas los datos, quién puede acceder a la historia clínica y cómo atender los derechos de los pacientes.

Cuánto cuesta un programa para fisioterapeutas

Los precios varían mucho y casi nunca se pueden comparar a primera vista. Más que la cifra de la portada, mira estos detalles:

• si se paga por fisioterapeuta, por centro o según el número de pacientes;
• si los recordatorios por WhatsApp están incluidos o se cobran aparte, y cuántos entran al mes;
• cuántas facturas puedes emitir y cuánto espacio tienes para documentos;
• si hay permanencia y si el precio lleva el IVA incluido;
• si puedes probarlo sin dar la tarjeta.

Como referencia, en My Fisio Agenda los planes para profesionales van de 4,99 € a 29,99 € al mes y los de clínicas, de 99,99 € a 159,99 € al mes, sin permanencia y con el IVA aparte. Tienes lo que incluye cada uno en nuestra página de planes y precios.

Ocho preguntas antes de contratar un programa de fisioterapia

Pide estas respuestas por escrito. Con ellas, comparar dos o tres opciones te lleva una tarde.

1. ¿Puedo importar mis pacientes desde un Excel o un CSV?
2. ¿Funciona en el móvil y en la tablet sin instalar nada?
3. ¿Los recordatorios automáticos permiten al paciente confirmar o anular la cita?
4. ¿Emite facturas VeriFactu con mi certificado digital?
5. ¿Puedo adaptar la historia clínica con mis propios campos?
6. ¿Quién firma como encargado del tratamiento y dónde están los servidores?
7. ¿Hay permanencia? ¿Qué pasa con mis datos si me voy?
8. ¿Quién responde cuando algo falla, y por qué canal: correo, teléfono o WhatsApp?

Después, aprovecha el periodo de prueba con tu agenda real de una semana. Es la manera más rápida de saber si el programa se adapta a tu forma de trabajar o si te obliga a cambiarla.

Cómo pasar del papel o del Excel a un programa sin perder una semana

El cambio da más pereza de la que realmente cuesta si lo haces por partes:

1. Importa la lista de pacientes desde tu Excel o desde el CSV que exporte tu agenda anterior. Con el nombre, el teléfono y el correo basta para empezar; el resto se completa en la siguiente visita.
2. Pasa los tratamientos en curso a citas recurrentes, para no tener que ir semana a semana.
3. Activa los recordatorios automáticos desde el primer día. Los pacientes notan el cambio enseguida.
4. Revisa la plantilla del consentimiento informado y tus datos de facturación, y ten a mano tu certificado digital si vas a emitir con VeriFactu.
5. Mantén la agenda de papel como copia durante un par de semanas y después retírala.

Si trabajas con un compañero o con alguien en recepción, enséñales la agenda compartida unos días antes del cambio.

My Fisio Agenda: un programa para fisioterapeutas hecho en España

My Fisio Agenda es el software para fisioterapeutas que hemos desarrollado para consultas y clínicas de España. Funciona en el navegador del ordenador, del móvil o de la tablet, en español, catalán e inglés, y cubre lo que has visto en esta guía:

• agenda con sesiones recurrentes, bloqueos de horas, salas y varios centros de trabajo;
• historia clínica por sesión, privada y cifrada, con campos propios y archivos del paciente;
• recordatorios automáticos por WhatsApp con botones para confirmar o anular, y recordatorios manuales ilimitados desde tu WhatsApp;
• consentimientos informados con firma digital en el móvil o la tablet;
• facturación preparada para VeriFactu, con envío directo a la AEAT con tu certificado si activas ese modo, exención de IVA sanitaria y facturas a empresas con retención;
• bonos de sesiones, cobros parciales y estadísticas con informe en PDF;
• «Mi Espacio», donde el paciente ve sus próximas citas, las anula o pide una nueva;
• servidores en la Unión Europea, copias diarias cifradas y verificación en dos pasos.

Puedes probarlo 1 mes gratis, sin tarjeta. Si trabajas con más fisioterapeutas, los planes de centro añaden la agenda de todo el equipo en tiempo real, las salas, las comisiones y la facturación de la clínica. Y si te atascas al empezar, el soporte te contesta por WhatsApp o por correo.

Preguntas frecuentes sobre programas para fisioterapeutas

Respuestas cortas a las dudas que más nos llegan de fisioterapeutas que están eligiendo programa.

¿Cuál es el mejor programa para fisioterapeutas?

No hay uno que sea el mejor para todo el mundo. A un fisioterapeuta autónomo le importan más el precio, el uso desde el móvil y los recordatorios; a una clínica, las agendas compartidas, las salas y la facturación del centro. Apunta lo que haces cada semana, pide respuesta a las preguntas de esta guía y prueba dos opciones con tu agenda real antes de decidir.

¿Hay algún programa gratis para fisioterapeutas?

Puedes organizarte gratis con un calendario y una hoja de cálculo, pero no tendrás una historia clínica protegida, consentimientos firmados ni facturas preparadas para VeriFactu. Los programas de gestión suelen ser de pago y muchos se pueden probar sin coste: My Fisio Agenda ofrece 1 mes gratis sin tarjeta y su plan más económico cuesta 4,99 € al mes más IVA.

¿Un programa para fisioterapeutas tiene que cumplir con VeriFactu?

Si lo usas para emitir facturas, sí. El Real Decreto 1007/2023, con las fechas que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, obliga desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto, autónomos incluidos. En octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere aplazarlo a octubre de 2028, pero hasta que no se publique en el BOE conviene prepararse para 2027.

¿Puedo usar el programa desde el móvil?

Sí. My Fisio Agenda funciona en el navegador del móvil, de la tablet o del ordenador, sin instalar nada. Entre sesión y sesión puedes mirar la agenda, abrir la ficha del paciente, enviarle un recordatorio o recoger la firma de un consentimiento.

¿Sirve para una clínica con varios fisioterapeutas?

Sí. Los planes de centro admiten hasta 5, 10 o 15 fisioterapeutas, cada uno con su agenda. Desde la cuenta del centro ves todas las agendas en tiempo real, organizas las salas, calculas comisiones y liquidaciones y emites las facturas de la clínica.

¿Cómo paso mis pacientes desde Excel?

Con el asistente de importación: subes el archivo de Excel o el CSV que exporte tu agenda anterior, el programa detecta las columnas, revisas la vista previa y confirmas. También puedes importar citas, y los pacientes con el mismo teléfono o correo no se duplican.

¿Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica de fisioterapia?

Como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según el artículo 17 de la Ley 41/2002. Algunas comunidades autónomas alargan el plazo para parte de la documentación: en Cataluña, por ejemplo, los consentimientos informados y los informes de alta se guardan quince años. Consulta la normativa de tu comunidad.