My Fisio Agenda
Los lunes y los miércoles por la mañana pasas consulta en una clínica que te cede un box a cambio del 30 % de cada sesión. Los martes y los jueves por la tarde tratas a deportistas en un gimnasio que te paga a final de mes. Los viernes haces domicilios por el barrio y, un sábado sí y otro no, bajas al campo del club de fútbol. Son cuatro sitios con cuatro precios y cuatro formas de cobrar. La clínica apunta tus citas en su programa, el gimnasio en un cuadrante de papel y los domicilios los llevas tú en el móvil.
Si trabajas así, un software para fisios te sirve de poco si es una agenda más. Necesitas una sola agenda donde quepan todos tus sitios, con lo que cambia de uno a otro. Aquí tienes qué debe hacer el programa cuando trabajas en varios centros, cómo llevar lo que te paga cada uno, qué cambia al facturar a una clínica, qué pasa con las historias clínicas y cómo se monta todo en My Fisio Agenda.
Dónde se complica la agenda cuando trabajas en varios centros
Con un solo sitio, cualquier agenda aguanta. Cuando trabajas en varios centros, los fallos aparecen siempre en los mismos puntos:
- Una paciente del gimnasio te pide pasar su sesión al jueves a las 12, le dices que sí de memoria y el jueves a esa hora estás en la clínica.
- Sales de la clínica a las 14:00 y alguien te ha citado en el gimnasio a las 14:00, como si los veinte minutos de coche no existieran.
- Un paciente al que ves en dos sitios se presenta en el que no era.
- En la clínica cobras 45 € y te quedas el 70 %, en el gimnasio te pagan 35 € por sesión y en casa de los pacientes cobras 55 €. A fin de mes no sabes cuánto has ganado en cada sitio.
- El día 30 toca hacer la factura del gimnasio, cuadrar la liquidación de la clínica y apuntar lo que te han pagado en los domicilios.
Ninguno de estos fallos es grave por sí solo. El problema es que se repiten cada semana y cada uno te cuesta un rato, un paciente molesto o una sesión sin cobrar.
Qué debe hacer un software para fisios con varios centros
Antes de elegir programa, comprueba que resuelve estas cinco cosas. Te contamos también cómo lo hace My Fisio Agenda, para que tengas con qué comparar.
Todas las citas en la misma agenda
Lo primero es ver la semana entera, con las citas de todos tus centros, en una sola pantalla. En My Fisio Agenda das de alta cada sitio una vez, en Centros, y al crear una cita eliges dónde es; el nombre del centro sale en la propia cita. Si intentas poner dos citas a la misma hora, aunque sean en centros distintos, la agenda no te deja y te avisa de que esa hora está ocupada. Puedes ver cómo son las vistas de día, semana y mes en la página de la agenda online para fisioterapeutas.
Un horario para cada centro
Si estás en la clínica de 9 a 14 y en el gimnasio de 16 a 20, la agenda para fisioterapeutas que uses tiene que saberlo. En Ajustes, dentro de General, eliges cada centro de trabajo y le pones su horario. Así, cuando un paciente pide cita desde «Mi Espacio», solo le salen horas del centro donde le atiendes, que es el de su última sesión. Y si abres la agenda al público, el enlace de reservas ofrece horas dentro del horario de tus centros y deja vacío el hueco entre uno y otro: con la clínica de 9 a 14 y el gimnasio de 16 a 20, de 14 a 16 no se ofrece nada.
El trayecto también ocupa la agenda
Los veinte minutos de coche entre la clínica y el gimnasio no están apuntados en ningún sitio, y por eso alguien acaba citando a un paciente justo ahí. Lo más sencillo es bloquearlos. Con «Bloquear horas» reservas un rato un día suelto o todas las semanas, por ejemplo de 14:00 a 14:30 cada martes y cada jueves. Un bloqueo ocupa la hora igual que una cita, así que no puedes poner otra encima por despiste, y tus pacientes no lo ven ni en «Mi Espacio» ni en la reserva online.
El precio y la duración de cada sitio
En la clínica haces sesiones de 45 minutos y en casa de los pacientes, de una hora. Al dar de alta cada centro le pones un precio por defecto y una duración, y las citas nuevas que crees allí salen ya con esos datos. Si el paciente tiene sesiones anteriores, el programa toma el precio y la duración de la última, que es lo que sueles querer cuando un tratamiento ya está en marcha.
Recordatorios que dicen a qué centro ir
Cuando un paciente te ve en dos sitios, el recordatorio tiene que decirle a cuál ir. Los recordatorios automáticos por WhatsApp de My Fisio Agenda salen 24 horas antes, y si quieres también al crear la cita, con la fecha, la hora y el nombre del centro. Llevan dos botones, «Confirmar cita» y «Anular cita». Si el paciente anula, la hora queda libre en tu agenda y se la puedes dar a otra persona.
Cómo te paga cada centro: porcentaje, alquiler o factura a fin de mes
Cada sitio paga a su manera, y el programa tiene que entender las tres formas más habituales. Lo normal es que tengas más de una a la vez.
Si el centro se queda un porcentaje
Cobras tú al paciente y el centro se queda una parte, por ejemplo el 30 %, o una cantidad fija por sesión. Esa comisión del centro se pone en la ficha de cada centro, en porcentaje o en euros, y cada cita te enseña el precio total y lo que te queda a ti. En Estadísticas tienes por separado el Beneficio Fisioterapeuta, que es lo tuyo, y el Beneficio Centro, que es la parte de los centros.
Si pagas un alquiler por el box
Pagas una cantidad fija al mes y las sesiones las cobras tú enteras. En el programa, ese centro va sin comisión y el alquiler es un gasto más de tu actividad. La factura del alquiler sí lleva IVA: la ley del IVA solo deja exento el alquiler de viviendas y de terrenos, así que el centro te la hará con el 21 %.
Si le facturas al centro a fin de mes
Aquí el centro cobra a los pacientes y te paga por las sesiones que hayas hecho allí, así que eres tú quien le hace una factura cada mes. En My Fisio Agenda puedes facturar al centro en un paso: eliges las sesiones del mes y el programa las agrupa por centro, con una factura para cada uno y la razón social, el NIF y la dirección que tengas en su ficha.
Si casi todo te llega de un solo centro
La Ley del Estatuto del Trabajo Autónomo llama trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE) a quien recibe de un solo cliente al menos el 75 % de sus ingresos (artículo 11). En ese caso, el contrato con ese cliente tiene que hacerse por escrito, decir que dependes económicamente de él y registrarse (artículo 12). Si llevas en el mismo programa los cobros y las facturas de todos tus centros, tienes a mano los datos para hacer esa cuenta.
Facturar a una clínica: IVA, retención y datos de la factura
Cuando pasas de facturar a pacientes a facturar a una clínica, hay tres cosas que mirar.
La primera es el IVA, y aquí no cambia nada: si lo que facturas son tratamientos de fisioterapia, la factura va exenta. La exención de la asistencia sanitaria se aplica aunque prestes el servicio a una sociedad que después se lo factura al paciente, como explicó la Dirección General de Tributos a los colegios de fisioterapeutas en la consulta V0679-13. Un masaje estético o el pilates como deporte sí llevan IVA, factures a quien factures.
La segunda es la retención de IRPF. Un paciente particular no te retiene nada, pero una clínica que te paga dentro de su actividad tiene que retenerte el 15 % de la factura. Si empezaste a ejercer este año o en los dos anteriores, y el año antes de empezar no tuviste actividad profesional, puede ser el 7 %, siempre que se lo comuniques por escrito.
La tercera son los datos. En una factura completa tienen que ir el NIF y el domicilio del destinatario, así que rellena bien la ficha de cada centro desde el primer día: la razón social, el NIF y la dirección que pongas ahí son los que salen en la factura. My Fisio Agenda añade la nota de la exención del artículo 20.1.3.º de la Ley 37/1992, te deja elegir la retención de cada factura y las prepara para VeriFactu.
Las historias clínicas cuando el paciente es del centro
Esta parte se suele dejar para cuando surge un problema. La Ley 41/2002 de autonomía del paciente dice que cada centro archiva las historias clínicas de sus pacientes (artículo 14) y que los profesionales que trabajan de forma individual responden de guardar la documentación que generan (artículo 17). El código deontológico de la fisioterapia lo resume igual: cada centro y cada profesional individual se hace cargo de conservar y custodiar la historia clínica (artículo 19).
Antes de empezar en un centro, acordad por escrito tres cosas:
- de quién son los pacientes, del centro o tuyos;
- dónde se escribe la historia clínica, en el programa del centro o en el tuyo;
- quién guarda los consentimientos firmados.
Si los pacientes son del centro y te pide que lo apuntes todo en su sistema, hazlo ahí. Si son tuyos, la historia va en tu programa y la guardas tú, como mínimo cinco años desde el alta. Y si un día dejas de trabajar en ese centro, el código deontológico pide no captar ni derivar a sus pacientes: solo puedes seguir atendiendo a quien te elija por decisión propia (artículo 45.2).
Domicilios y clubes deportivos: también son un centro
La fisioterapia a domicilio no tiene una dirección fija, pero en la agenda funciona como un centro más. Créalo con un nombre claro, por ejemplo «Domicilios», con el precio que cobras fuera de la consulta y una duración que tenga en cuenta el desplazamiento. La dirección de cada paciente va en su ficha.
Antes de la primera visita, mándale al paciente el enlace del formulario. Rellena sus datos y firma el consentimiento desde su móvil, y tú llegas a su casa con los papeles hechos. El enlace caduca a las 48 horas, así que mándalo cuando ya tengáis la cita cerrada.
Con un club pasa algo parecido. Si el club te paga las sesiones de sus jugadores, créalo como centro y hazle una factura al mes con todas las sesiones de allí. Si cada jugador te paga a ti, cada sesión lleva su cobro, igual que en tu consulta. En los dos casos, el club aparece en la agenda con su nombre y su horario.
Tu semana en My Fisio Agenda, paso a paso
Así se monta una semana con varios centros, desde el primer día hasta el cierre del mes:
- Da de alta cada sitio en Centros, con su nombre, su dirección, su precio, la duración de las sesiones y la comisión si la hay. Si vas a facturarle, añade su razón social y su NIF.
- En Ajustes, dentro de General, elige cada centro de trabajo y ponle su horario.
- Bloquea con «Bloquear horas» los trayectos que se repiten todas las semanas.
- Importa tus pacientes desde el Excel o el CSV que ya tienes. Si el fichero trae el centro de cada sesión, el asistente te enseña los centros que encuentra y crea los que falten.
- Activa los recordatorios automáticos, para que cada paciente sepa a qué centro tiene que ir.
- A fin de mes, saca la factura de cada centro que te paga y mira en Estadísticas lo que te ha quedado a ti.
Si trabajas como fisioterapeuta autónomo, en la página del software para fisioterapeutas autónomos tienes el resto de lo que hace el programa: historia clínica por sesión, consentimientos firmados en la pantalla, bonos de sesiones y facturas VeriFactu.
Cuánto cuesta un software para fisios con varios centros
En My Fisio Agenda, el número de centros no cambia el precio: puedes crear todos los que necesites en cualquiera de los tres planes para autónomos. Semilla cuesta 4,99 € al mes para hasta 15 pacientes; Júnior, 19,99 € con pacientes ilimitados, y Sénior, 29,99 € para agendas con mucho volumen. Entre uno y otro cambian los pacientes, los recordatorios automáticos y las facturas VeriFactu de cada mes. Los precios no llevan IVA, no hay permanencia y tienes el detalle en planes y precios.
Si en alguno de tus centros trabajan varios fisios y quieren llevar toda la clínica con el mismo programa para fisios, hay planes de centro desde 99,99 € al mes para hasta cinco fisioterapeutas, con la agenda de todo el equipo, salas, comisiones y liquidaciones.
La mejor forma de saber si te sirve es probarlo con tu semana real, con tus centros, tus horarios y tus pacientes. Tienes 1 mes gratis, sin tarjeta, y cuando acaba no se te cobra nada.
Preguntas frecuentes sobre el software para fisios con varios centros
Lo que más nos preguntan los fisios que reparten la semana entre varios centros.
¿Puedo llevar varios centros con un solo software para fisios?
Sí. En My Fisio Agenda das de alta cada sitio donde trabajas como un centro, con su dirección, su horario, su precio, la duración de las sesiones y la comisión si la hay. Todas las citas se ven en la misma agenda y cada una dice en qué centro es.
¿Cuántos centros de trabajo puedo crear en My Fisio Agenda?
Los que necesites. Los tres planes para autónomos, Semilla, Júnior y Sénior, no tienen límite de centros. Entre ellos cambian los pacientes, los recordatorios automáticos y las facturas VeriFactu de cada mes.
¿El programa me avisa si pongo dos citas a la misma hora en centros distintos?
Sí. La agenda no deja guardar una cita que coincida con otra o con un bloqueo, aunque sean en centros diferentes, y te dice que esa hora está ocupada. Así no te comprometes a estar en dos sitios a la vez.
¿La factura que le hago a una clínica por mis sesiones lleva IVA?
Si son tratamientos de fisioterapia, no. Según la Dirección General de Tributos (consulta V0679-13), la exención se aplica aunque prestes el servicio a una sociedad que después factura al paciente. Lo que sí suele llevar es una retención de IRPF del 15 %, o del 7 % en los primeros años de actividad.
¿Qué pasa si casi todos mis ingresos vienen de una sola clínica?
Si un solo cliente te paga al menos el 75 % de tus ingresos, la Ley del Estatuto del Trabajo Autónomo te considera trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE). El contrato con ese cliente tiene que hacerse por escrito, indicar esa dependencia y registrarse.
¿Cómo llevo los domicilios en la agenda?
Crea un centro llamado, por ejemplo, «Domicilios», con el precio y la duración que usas fuera de la consulta. La dirección de cada paciente va en su ficha, y antes de la primera visita puedes mandarle el enlace del formulario para que rellene sus datos y firme el consentimiento desde el móvil.
¿Puedo importar mis pacientes si ya trabajo en varios centros?
Sí, desde un Excel o un CSV. Si el fichero trae el centro de cada sesión, el asistente te enseña los centros que ha encontrado y crea los que falten, así que no hace falta darlos de alta antes uno a uno.