My Fisio Agenda
Els dilluns i els dimecres al matí passes consulta en una clínica que et cedeix un box a canvi del 30 % de cada sessió. Els dimarts i els dijous a la tarda tractes esportistes en un gimnàs que et paga a final de mes. Els divendres fas domicilis pel barri i, un dissabte sí i un altre no, baixes al camp del club de futbol. Són quatre llocs amb quatre preus i quatre maneres de cobrar. La clínica apunta les teves cites al seu programa, el gimnàs en un quadrant de paper i els domicilis els portes tu al mòbil.
Si treballes així, un programari per a fisios et serveix de poc si és una agenda més. Necessites una sola agenda on hi càpiguen tots els teus llocs, amb el que canvia d'un a l'altre. Aquí tens què ha de fer el programa quan treballes en diversos centres, com portar el que et paga cadascun, què canvia quan factures a una clínica, què passa amb les històries clíniques i com es munta tot a My Fisio Agenda.
On es complica l'agenda quan treballes en diversos centres
Amb un sol lloc, qualsevol agenda aguanta. Quan treballes en diversos centres, els errors apareixen sempre als mateixos punts:
- Una pacient del gimnàs et demana passar la sessió al dijous a les 12, li dius que sí de memòria i el dijous a aquella hora ets a la clínica.
- Surts de la clínica a les 14:00 i algú t'ha citat al gimnàs a les 14:00, com si els vint minuts de cotxe no existissin.
- Un pacient a qui veus en dos llocs es presenta al que no era.
- A la clínica cobres 45 € i et quedes el 70 %, al gimnàs et paguen 35 € per sessió i a casa dels pacients cobres 55 €. A final de mes no saps quant has guanyat a cada lloc.
- El dia 30 toca fer la factura del gimnàs, quadrar la liquidació de la clínica i apuntar el que t'han pagat als domicilis.
Cap d'aquests errors és greu per si sol. El problema és que es repeteixen cada setmana i cadascun et costa una estona, un pacient molest o una sessió sense cobrar.
Què ha de fer un programari per a fisios amb diversos centres
Abans de triar programa, comprova que resol aquestes cinc coses. T'expliquem també com ho fa My Fisio Agenda, perquè tinguis amb què comparar.
Totes les cites a la mateixa agenda
El primer és veure la setmana sencera, amb les cites de tots els teus centres, en una sola pantalla. A My Fisio Agenda dones d'alta cada lloc una vegada, a Centres, i quan crees una cita tries on és; el nom del centre surt a la mateixa cita. Si intentes posar dues cites a la mateixa hora, encara que siguin en centres diferents, l'agenda no et deixa i t'avisa que aquella hora està ocupada. Pots veure com són les vistes de dia, setmana i mes a la pàgina de l'agenda en línia per a fisioterapeutes.
Un horari per a cada centre
Si ets a la clínica de 9 a 14 i al gimnàs de 16 a 20, l'agenda per a fisioterapeutes que facis servir ho ha de saber. A Ajustos, dins de General, tries cada centre de treball i li poses el seu horari. Així, quan un pacient demana cita des d'«El meu espai», només li surten hores del centre on l'atens, que és el de la seva última sessió. I si obres l'agenda al públic, l'enllaç de reserves ofereix hores dins de l'horari dels teus centres i deixa buit el forat entre l'un i l'altre: amb la clínica de 9 a 14 i el gimnàs de 16 a 20, de 14 a 16 no s'ofereix res.
El trajecte també ocupa l'agenda
Els vint minuts de cotxe entre la clínica i el gimnàs no estan apuntats enlloc, i per això algú acaba citant un pacient just allà. El més senzill és bloquejar-los. Amb «Bloquejar hores» reserves una estona un dia solt o totes les setmanes, per exemple de 14:00 a 14:30 cada dimarts i cada dijous. Un bloqueig ocupa l'hora igual que una cita, així que no hi pots posar una altra a sobre per distracció, i els teus pacients no el veuen ni a «El meu espai» ni a la reserva en línia.
El preu i la durada de cada lloc
A la clínica fas sessions de 45 minuts i a casa dels pacients, d'una hora. Quan dones d'alta cada centre li poses un preu per defecte i una durada, i les cites noves que hi creïs ja surten amb aquestes dades. Si el pacient té sessions anteriors, el programa agafa el preu i la durada de l'última, que és el que normalment vols quan un tractament ja està en marxa.
Recordatoris que diuen a quin centre anar
Quan un pacient et veu en dos llocs, el recordatori li ha de dir a quin anar. Els recordatoris automàtics per WhatsApp de My Fisio Agenda surten 24 hores abans, i si vols també quan crees la cita, amb la data, l'hora i el nom del centre. Porten dos botons, «Confirmar cita» i «Anul·lar cita». Si el pacient l'anul·la, l'hora queda lliure a la teva agenda i la pots donar a una altra persona.
Com et paga cada centre: percentatge, lloguer o factura a final de mes
Cada lloc paga a la seva manera, i el programa ha d'entendre les tres formes més habituals. El normal és que en tinguis més d'una alhora.
Si el centre es queda un percentatge
Cobres tu el pacient i el centre es queda una part, per exemple el 30 %, o una quantitat fixa per sessió. Aquesta comissió del centre es posa a la fitxa de cada centre, en percentatge o en euros, i cada cita t'ensenya el preu total i el que et queda a tu. A Estadístiques tens per separat el Benefici Fisioterapeuta, que és el teu, i el Benefici Centre, que és la part dels centres.
Si pagues un lloguer pel box
Pagues una quantitat fixa al mes i les sessions les cobres tu senceres. Al programa, aquell centre va sense comissió i el lloguer és una despesa més de la teva activitat. La factura del lloguer sí que porta IVA: la llei de l'IVA només deixa exempt el lloguer d'habitatges i de terrenys, així que el centre te la farà amb el 21 %.
Si li factures al centre a final de mes
Aquí el centre cobra els pacients i et paga per les sessions que hi hagis fet, així que ets tu qui li fa una factura cada mes. A My Fisio Agenda pots facturar al centre en un pas: tries les sessions del mes i el programa les agrupa per centre, amb una factura per a cadascun i la raó social, el NIF i l'adreça que tinguis a la seva fitxa.
Si gairebé tot t'arriba d'un sol centre
La Llei de l'Estatut del Treball Autònom (en castellà al BOE) anomena treballador autònom econòmicament dependent (TRADE) qui rep d'un sol client almenys el 75 % dels seus ingressos (article 11). En aquest cas, el contracte amb aquell client s'ha de fer per escrit, dir que en depens econòmicament i registrar-se (article 12). Si portes al mateix programa els cobraments i les factures de tots els teus centres, tens a mà les dades per fer aquest càlcul.
Facturar a una clínica: IVA, retenció i dades de la factura
Quan passes de facturar a pacients a facturar a una clínica, hi ha tres coses a mirar.
La primera és l'IVA, i aquí no canvia res: si el que factures són tractaments de fisioteràpia, la factura va exempta. L'exempció de l'assistència sanitària s'aplica encara que prestis el servei a una societat que després el factura al pacient, com va explicar la Direcció General de Tributs als col·legis de fisioterapeutes a la consulta V0679-13 (en castellà). Un massatge estètic o el pilates com a esport sí que porten IVA, facturis a qui facturis.
La segona és la retenció d'IRPF. Un pacient particular no et reté res, però una clínica que et paga dins de la seva activitat t'ha de retenir el 15 % de la factura. Si vas començar a exercir aquest any o en els dos anteriors, i l'any abans de començar no vas tenir activitat professional, pot ser el 7 %, sempre que l'hi comuniquis per escrit.
La tercera són les dades. En una factura completa hi han d'anar el NIF i el domicili del destinatari, així que omple bé la fitxa de cada centre des del primer dia: la raó social, el NIF i l'adreça que hi posis són els que surten a la factura. My Fisio Agenda afegeix la nota de l'exempció de l'article 20.1.3r de la Llei 37/1992, et deixa triar la retenció de cada factura i les prepara per a VeriFactu.
Les històries clíniques quan el pacient és del centre
Aquesta part se sol deixar per quan sorgeix un problema. La Llei 41/2002 d'autonomia del pacient (en castellà al BOE) diu que cada centre arxiva les històries clíniques dels seus pacients (article 14) i que els professionals que treballen de manera individual responen de guardar la documentació que generen (article 17). El codi deontològic de la fisioteràpia ho resumeix igual: cada centre i cada professional individual s'encarrega de conservar i custodiar la història clínica (article 19).
Abans de començar en un centre, acordeu per escrit tres coses:
- de qui són els pacients, del centre o teus;
- on s'escriu la història clínica, al programa del centre o al teu;
- qui guarda els consentiments signats.
Si els pacients són del centre i et demana que ho apuntis tot al seu sistema, fes-ho allà. Si són teus, la història va al teu programa i la guardes tu, com a mínim cinc anys des de l'alta. I si un dia deixes de treballar en aquell centre, el codi deontològic demana no captar ni derivar els seus pacients: només pots continuar atenent qui et triï per decisió pròpia (article 45.2).
Domicilis i clubs esportius: també són un centre
La fisioteràpia a domicili no té una adreça fixa, però a l'agenda funciona com un centre més. Crea'l amb un nom clar, per exemple «Domicilis», amb el preu que cobres fora de la consulta i una durada que tingui en compte el desplaçament. L'adreça de cada pacient va a la seva fitxa.
Abans de la primera visita, envia-li al pacient l'enllaç del formulari. Omple les seves dades i signa el consentiment des del mòbil, i tu arribes a casa seva amb els papers fets. L'enllaç caduca a les 48 hores, així que envia'l quan ja tingueu la cita tancada.
Amb un club passa una cosa semblant. Si el club et paga les sessions dels seus jugadors, crea'l com a centre i fes-li una factura al mes amb totes les sessions d'allà. Si cada jugador et paga a tu, cada sessió porta el seu cobrament, igual que a la teva consulta. En tots dos casos, el club apareix a l'agenda amb el seu nom i el seu horari.
La teva setmana a My Fisio Agenda, pas a pas
Així es munta una setmana amb diversos centres, des del primer dia fins al tancament del mes:
- Dona d'alta cada lloc a Centres, amb el seu nom, l'adreça, el preu, la durada de les sessions i la comissió si n'hi ha. Si li has de facturar, afegeix-hi la raó social i el NIF.
- A Ajustos, dins de General, tria cada centre de treball i posa-li el seu horari.
- Bloqueja amb «Bloquejar hores» els trajectes que es repeteixen totes les setmanes.
- Importa els teus pacients des de l'Excel o el CSV que ja tens. Si el fitxer porta el centre de cada sessió, l'assistent t'ensenya els centres que troba i crea els que faltin.
- Activa els recordatoris automàtics, perquè cada pacient sàpiga a quin centre ha d'anar.
- A final de mes, treu la factura de cada centre que et paga i mira a Estadístiques el que t'ha quedat a tu.
Si treballes com a fisioterapeuta autònom, a la pàgina del programari per a fisioterapeutes autònoms tens la resta del que fa el programa: història clínica per sessió, consentiments signats a la pantalla, bons de sessions i factures VeriFactu.
Quant costa un programari per a fisios amb diversos centres
A My Fisio Agenda, el nombre de centres no canvia el preu: pots crear tots els que necessitis en qualsevol dels tres plans per a autònoms. Semilla costa 4,99 € al mes per a fins a 15 pacients; Júnior, 19,99 € amb pacients il·limitats, i Sénior, 29,99 € per a agendes amb molt de volum. D'un a l'altre canvien els pacients, els recordatoris automàtics i les factures VeriFactu de cada mes. Els preus no porten IVA, no hi ha permanència i tens el detall a plans i preus.
Si en algun dels teus centres hi treballen diversos fisios i volen portar tota la clínica amb el mateix programa per a fisios, hi ha plans de centre des de 99,99 € al mes per a fins a cinc fisioterapeutes, amb l'agenda de tot l'equip, sales, comissions i liquidacions.
La millor manera de saber si et serveix és provar-lo amb la teva setmana real, amb els teus centres, els teus horaris i els teus pacients. Tens 1 mes gratis, sense targeta, i quan s'acaba no se't cobra res.
Preguntes freqüents sobre el programari per a fisios amb diversos centres
El que més ens pregunten els fisios que reparteixen la setmana entre diversos centres.
Puc portar diversos centres amb un sol programari per a fisios?
Sí. A My Fisio Agenda dones d'alta cada lloc on treballes com un centre, amb la seva adreça, el seu horari, el preu, la durada de les sessions i la comissió si n'hi ha. Totes les cites es veuen a la mateixa agenda i cadascuna diu en quin centre és.
Quants centres de treball puc crear a My Fisio Agenda?
Els que necessitis. Els tres plans per a autònoms, Semilla, Júnior i Sénior, no tenen límit de centres. D'un a l'altre canvien els pacients, els recordatoris automàtics i les factures VeriFactu de cada mes.
El programa m'avisa si poso dues cites a la mateixa hora en centres diferents?
Sí. L'agenda no deixa desar una cita que coincideixi amb una altra o amb un bloqueig, encara que siguin en centres diferents, i et diu que aquella hora està ocupada. Així no et comprometes a ser en dos llocs alhora.
La factura que faig a una clínica per les meves sessions porta IVA?
Si són tractaments de fisioteràpia, no. Segons la Direcció General de Tributs (consulta V0679-13), l'exempció s'aplica encara que prestis el servei a una societat que després factura al pacient. El que sí que sol portar és una retenció d'IRPF del 15 %, o del 7 % els primers anys d'activitat.
Què passa si gairebé tots els meus ingressos venen d'una sola clínica?
Si un sol client et paga almenys el 75 % dels teus ingressos, la Llei de l'Estatut del Treball Autònom et considera treballador autònom econòmicament dependent (TRADE). El contracte amb aquell client s'ha de fer per escrit, indicar aquesta dependència i registrar-se.
Com porto els domicilis a l'agenda?
Crea un centre que es digui, per exemple, «Domicilis», amb el preu i la durada que fas servir fora de la consulta. L'adreça de cada pacient va a la seva fitxa, i abans de la primera visita li pots enviar l'enllaç del formulari perquè ompli les seves dades i signi el consentiment des del mòbil.
Puc importar els meus pacients si ja treballo en diversos centres?
Sí, des d'un Excel o un CSV. Si el fitxer porta el centre de cada sessió, l'assistent t'ensenya els centres que ha trobat i crea els que faltin, així que no cal donar-los d'alta abans un per un.