My Fisio Agenda
Son las nueve y diez de un lunes. Una paciente llama para pedir hora con quien tenga un hueco el jueves por la tarde, Laura pregunta si el box 2 está libre a las once y Marcos quiere saber cuántas sesiones le vas a liquidar este mes. Con dos fisios, todo eso se apaña con una agenda de papel en recepción y buena memoria. Cuando llega el tercero, empiezan los choques de horarios, las notas perdidas y las tardes de hoja de cálculo.
Si diriges una clínica con varios fisioterapeutas y estás buscando un software de gestión para clínicas de fisioterapia, aquí tienes lo que el programa debe resolver cuando trabajáis en equipo: la agenda de todos, las salas y los boxes, los pacientes que pasan por más de un fisio, las comisiones, las facturas y quién puede ver cada historia clínica. Al final verás cuánto cuesta y cómo probarlo con tu equipo antes de pagar.
Cuándo se queda corta la agenda compartida
Muchas clínicas empiezan con un cuaderno en recepción o con un calendario de Google compartido. Sirve mientras sois dos y os veis cada día. Con tres o cuatro fisios, turnos de mañana y de tarde y alguien que coge el teléfono, los problemas se repiten:
- dos pacientes citados a la misma hora en el mismo box, porque cada fisio miraba solo su columna;
- la recepción no sabe qué huecos tiene cada fisio y tiene que preguntar entre sesión y sesión;
- las notas de las sesiones están repartidas entre libretas, móviles personales y un documento que nadie actualiza;
- a final de mes alguien pasa una tarde contando sesiones para saber cuánto corresponde a cada fisio;
- un paciente que va a dos fisios pide una sola factura y hay que buscar las sesiones de cada uno por separado.
Si te reconoces en dos o tres de estos puntos, tu clínica ya necesita un programa pensado para equipos. Uno hecho para un fisio que trabaja solo no te sirve: le falta la vista de conjunto, las salas y las comisiones.
Qué debe resolver un software de gestión para clínicas de fisioterapia
Un buen software para fisios que trabajan juntos funciona en dos niveles. En el de abajo, cada fisioterapeuta tiene su agenda, sus pacientes y sus notas, igual que si trabajara por su cuenta. En el de arriba está la cuenta de la clínica, que ve el conjunto y coordina. Si el programa no separa los dos niveles, o todo el mundo lo ve todo o la dirección no ve nada.
La agenda de todo el equipo en una pantalla
Lo primero que necesita la recepción es la agenda de todo el equipo a la vez, con un color por fisio, y poder quedarse con la de una sola persona o filtrar por sala. Cuando llama un paciente nuevo, quien coge el teléfono busca el primer hueco y da la cita en la agenda del fisio que corresponda, sin interrumpir a nadie en mitad de un tratamiento.
Hay detalles que se notan cada día. La agenda debe actualizarse sola cuando un compañero mueve una cita. Los tratamientos largos piden series de sesiones semanales, quincenales o mensuales, sin crear las citas una a una. Y los bloqueos personales de cada fisio deberían verse como ocupados, sin el motivo: en recepción nadie necesita saber que el martes a las seis tienes dentista.
Salas y boxes que no se reservan dos veces
En una clínica con pocos boxes, el cuello de botella suele ser el espacio. El programa tiene que conocer tus salas y boxes, dejarte asignar uno a cada cita y comprobar antes de guardarla que está libre a esa hora. Si está ocupado, debe avisar y no guardar la cita. Así no llegan dos compañeros a la vez al mismo box, cada uno con su paciente. Pasa lo mismo con el gimnasio de readaptación o la sala de suelo pélvico, que suelen ser compartidos.
Pacientes que pasan por más de un fisio
Es muy habitual: un paciente empieza con un compañero por una lumbalgia y, al mes, otra fisio le trata el suelo pélvico. Si cada uno le abre su propia ficha, acabáis con dos teléfonos distintos, dos consentimientos y dos formas de facturarle. Lo práctico es que la clínica pueda compartir la ficha entre fisios: los datos personales, los de facturación y los consentimientos firmados son los mismos en todas las copias, y la historia clínica, los bonos y las citas quedan separados por profesional. Para la clínica sigue siendo un solo paciente, y una misma factura puede reunir las sesiones de los dos.
Recordatorios que el paciente pueda confirmar
Con varias agendas, los huecos por olvidos se multiplican. Los recordatorios automáticos por WhatsApp, 24 horas antes o en el momento de dar la cita, con botones para confirmar o anular, ahorran muchas llamadas. Fíjate en cómo se ve la respuesta en la agenda. En My Fisio Agenda, la cita confirmada lleva un doble check azul junto al nombre del paciente y la que está pendiente, uno gris, así que recepción sabe de un vistazo a quién conviene llamar.
Estadísticas de cada fisioterapeuta
Para dirigir la clínica necesitas saber cuántas sesiones hace cada fisio, qué días se llenan y cuáles se quedan flojos, qué tratamientos se piden más (punción seca, suelo pélvico, fisioterapia deportiva…) y cuánto ingresa el centro. Si esos datos salen solos de la agenda y de los cobros, no tendrás que pedírselos a nadie. Un informe en PDF ayuda en la reunión mensual con el equipo o con la gestoría.
Comisiones y liquidaciones sin hoja de cálculo
En muchas clínicas cada fisio se lleva una parte de lo que paga el paciente, en porcentaje o como un importe fijo por sesión. Calcularlo a mano lleva tiempo y da pie a errores incómodos entre compañeros. El programa debería guardar en cada sesión lo que paga el paciente y lo que le corresponde al fisio según la comisión que hayas fijado para cada uno.
A final de mes, las comisiones y liquidaciones tienen que salir de un resumen por profesional: sesiones realizadas, importe bruto, comisión, neto y lo que falta por facturar. Con ese resumen delante, la factura de liquidación tendría que generarse sin copiar cifras. Mira también cómo trata el programa los cobros: pagos parciales, varios métodos de pago, sesiones pendientes de cobro y qué ocurre con lo ya cobrado si una sesión se anula.
Facturación de la clínica y de cada fisio
En una clínica conviven varias maneras de facturar. La clínica factura a los pacientes, a veces cada fisio factura sus propias sesiones y hay pacientes que piden la factura a nombre de su empresa. El programa debe permitir las tres y emitir las sesiones sin IVA, porque la asistencia sanitaria está exenta, con la retención de IRPF cuando toque.
Y tiene que estar listo para VeriFactu. El Real Decreto 1007/2023 exige que los programas de facturación registren cada factura de forma encadenada, sin posibilidad de alterarla después. Con las fechas en vigor, una clínica que es sociedad limitada tiene que cumplir desde el 1 de enero de 2027, y los autónomos, desde el 1 de julio de 2027. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé retrasarlo a octubre de 2028, pero mientras no se publique en el BOE cuentan las fechas de 2027. La página de VeriFactu de la Agencia Tributaria reúne la normativa y las preguntas frecuentes.
Quién puede ver cada historia clínica
Con varios profesionales y alguien en recepción, la pregunta de quién ve qué deja de ser teórica. El artículo 16 de la Ley 41/2002 dice que los profesionales que diagnostican o tratan al paciente tienen acceso a su historia clínica, y que el personal de administración y gestión solo puede acceder a los datos relacionados con sus propias funciones. En la práctica, recepción necesita la agenda, los teléfonos y los cobros, pero no las notas de las sesiones.
Comprueba que el programa lo permite de verdad: una cuenta para cada fisio, la agenda del centro para quien da las citas y un PIN para abrir la historia clínica desde la cuenta de la clínica. Suma la verificación en dos pasos, el control de los dispositivos conectados y un registro de actividad.
Hay otra parte que se olvida a menudo. Al contratar un programa en la nube, la clínica es la responsable de los datos de sus pacientes y el proveedor pasa a ser encargado del tratamiento, así que tenéis que firmar un contrato de encargo. La Agencia Española de Protección de Datos explica qué debe incluir en sus directrices para los contratos entre responsables y encargados del tratamiento. Pregunta también dónde están los servidores: si están en la Unión Europea, no hay transferencias internacionales de datos. Y recuerda que una clínica que lleva historias clínicas suele necesitar un delegado de protección de datos, como contamos en la guía sobre cómo abrir una clínica de fisioterapia.
Cuánto cuesta un programa de gestión para clínicas de fisioterapia
El precio de un programa de gestión para clínicas de fisioterapia se calcula de dos formas: por profesional, con una cuota por cada fisio, o por clínica, con un precio fijo hasta un número de fisios. Antes de comparar, suma lo que no sale en la portada: los recordatorios por WhatsApp o SMS que se pagan aparte, los límites de facturas, el espacio para los documentos de los pacientes y si cobran la puesta en marcha o el paso de datos.
En My Fisio Agenda, los planes de centro tienen un precio cerrado al mes, sin permanencia y con el IVA aparte:
- Centro Mini, 99,99 €: hasta 5 fisioterapeutas, cada uno con una agenda Júnior, y 550 facturas VeriFactu al mes para el centro;
- Plan Medio, 129,99 €: hasta 10 fisioterapeutas con agendas Sénior y facturas sin límite;
- Centro Super, 159,99 €: hasta 15 fisioterapeutas con agendas Sénior y facturas sin límite.
Con el equipo completo, salen a 20 €, 13 € y menos de 11 € al mes por fisio. Cada agenda incluye sus recordatorios automáticos (100 o 250 al mes por fisio, según el plan), y los que cada fisio manda desde su propio WhatsApp son ilimitados. Tienes el detalle en planes y precios.
Cómo probarlo con tu equipo antes de decidir
Una demostración de media hora no te dice si el programa aguanta un lunes de tu clínica. Aprovecha el mes de prueba para hacer lo que haréis cada semana:
- Importa los pacientes desde tu programa actual o desde un Excel y revisa la vista previa antes de confirmar.
- Da de alta a cada fisio con su color, su comisión y el precio de sus sesiones, y crea las salas.
- Pide a recepción que dé tres citas nuevas en el primer hueco de cualquier fisio, sin preguntar a nadie.
- Intentad reservar el mismo box a la misma hora desde dos agendas distintas. El programa tiene que impedirlo.
- Comparte la ficha de un paciente entre dos fisios y comprueba qué ve cada uno.
- Al acabar el mes, compara la liquidación del programa con la de tu hoja de cálculo.
Si todo cuadra, el cambio definitivo es sencillo, porque los pacientes ya están dentro y el equipo conoce la herramienta.
My Fisio Agenda para clínicas de fisioterapia
My Fisio Agenda es un software para clínicas de fisioterapia hecho en España para equipos de hasta 15 fisios. Cada fisioterapeuta trabaja con su propia cuenta y la clínica tiene la suya para coordinar:
- agendas de todo el equipo en tiempo real, con un color por fisio, salas y boxes y sesiones recurrentes;
- pacientes compartidos entre fisios, con la historia clínica de cada profesional por separado;
- comisiones en porcentaje o importe fijo y la liquidación mensual de cada fisio;
- facturas de la clínica y de cada fisio, preparadas para VeriFactu, con exención de IVA, IRPF y Facturae;
- recordatorios automáticos por WhatsApp con botones para confirmar o anular y doble check en la agenda;
- consentimientos informados con firma digital en el móvil o la tablet;
- estadísticas por fisio y por tipo de sesión, con informe en PDF;
- servidores en la Unión Europea, copias diarias cifradas y contrato de encargo del tratamiento.
Funciona en el navegador del ordenador, la tablet o el móvil, sin instalar nada. Puedes probarlo 1 mes gratis, sin tarjeta, con todo tu equipo dentro.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión para clínicas de fisioterapia
Respuestas cortas a lo que más preguntan quienes dirigen una clínica con varios fisios.
¿En qué se diferencia el software de una clínica de fisioterapia del de un fisio autónomo?
En la cuenta de la clínica. Además de la agenda, las fichas y las facturas de cada fisio, el de una clínica tiene una cuenta de centro que ve las agendas de todo el equipo, controla las salas y los boxes, comparte pacientes entre fisios y calcula comisiones y liquidaciones.
¿Puede la recepción dar citas sin ver la historia clínica de los pacientes?
Sí, y es lo recomendable, porque la Ley 41/2002 limita el acceso del personal de administración a los datos que necesita para su trabajo. En My Fisio Agenda, quien da las citas trabaja con la agenda del centro y puedes pedir un PIN para abrir la historia clínica.
¿Cómo se calcula la liquidación de cada fisioterapeuta?
Cada sesión finalizada guarda lo que paga el paciente y lo que corresponde al fisio después de aplicar su comisión, en porcentaje o como importe fijo. A final de mes, el resumen muestra por profesional las sesiones, el bruto, la comisión, el neto y lo pendiente de facturar, y genera la factura de liquidación.
¿Desde cuándo tiene que cumplir VeriFactu una clínica de fisioterapia?
Con las fechas en vigor, desde el 1 de enero de 2027 si la clínica es una sociedad y desde el 1 de julio de 2027 si factura como autónomo. Hacienda anunció en octubre de 2026 que prevé retrasarlo a octubre de 2028, pero hasta que se publique en el BOE valen las fechas de 2027.
¿Hay que firmar un contrato de protección de datos con el proveedor del programa?
Sí. La clínica es la responsable de los datos de sus pacientes y el proveedor del programa es encargado del tratamiento, así que el RGPD exige un contrato de encargo. My Fisio Agenda lo incluye y guarda los datos en servidores de la Unión Europea.
¿Funcionan los recordatorios por WhatsApp durante el mes de prueba?
Sí. Los recordatorios automáticos funcionan durante el mes gratis, y los que cada fisio manda desde su propio WhatsApp no tienen límite en ningún plan.
¿Cuánto se tarda en pasar una clínica a un programa nuevo?
Depende sobre todo de cómo estén tus datos. Si puedes exportar los pacientes a CSV o Excel, el asistente los importa de una vez con sus citas, reconoce las columnas y no duplica a quien tenga el mismo teléfono o correo. Lo que más tiempo lleva suele ser acordar con el equipo cómo vais a trabajar.