My Fisio Agenda
Són les nou i deu d'un dilluns. Una pacient truca per demanar hora amb qui tingui un forat dijous a la tarda, la Laura pregunta si el box 2 és lliure a les onze i en Marcos vol saber quantes sessions li liquidaràs aquest mes. Amb dos fisios, tot això es resol amb una agenda de paper a recepció i bona memòria. Quan arriba el tercer, comencen els encavalcaments d'horaris, les notes perdudes i les tardes de full de càlcul.
Si dirigeixes una clínica amb diversos fisioterapeutes i busques un programari de gestió per a clíniques de fisioteràpia, aquí tens el que ha de resoldre el programa quan treballeu en equip: l'agenda de tothom, les sales i els boxes, els pacients que passen per més d'un fisio, les comissions, les factures i qui pot veure cada història clínica. Al final veuràs quant costa i com provar-lo amb el teu equip abans de pagar.
Quan es queda curta l'agenda compartida
Moltes clíniques comencen amb una llibreta a recepció o amb un calendari de Google compartit. Funciona mentre sou dos i us veieu cada dia. Amb tres o quatre fisios, torns de matí i de tarda i algú que agafa el telèfon, els problemes es repeteixen:
- dos pacients citats a la mateixa hora al mateix box, perquè cada fisio només mirava la seva columna;
- recepció no sap quins forats té cada fisio i ha de preguntar entre sessió i sessió;
- les notes de les sessions estan repartides entre llibretes, mòbils personals i un document que ningú no actualitza;
- a final de mes algú passa una tarda comptant sessions per saber quant correspon a cada fisio;
- un pacient que va a dos fisios demana una sola factura i cal buscar les sessions de cadascun per separat.
Si et reconeixes en dos o tres d'aquests punts, la teva clínica ja necessita un programa pensat per a equips. Un de fet per a un fisio que treballa sol no et serveix: li falten la vista de conjunt, les sales i les comissions.
Què ha de resoldre un programari de gestió per a clíniques de fisioteràpia
Un bon programari per a fisios que treballen junts funciona en dos nivells. En el de baix, cada fisioterapeuta té la seva agenda, els seus pacients i les seves notes, igual que si treballés pel seu compte. En el de dalt hi ha el compte de la clínica, que veu el conjunt i coordina. Si el programa no separa els dos nivells, o tothom ho veu tot o la direcció no veu res.
L'agenda de tot l'equip en una pantalla
El primer que necessita recepció és l'agenda de tot l'equip alhora, amb un color per fisio, i poder quedar-se amb la d'una sola persona o filtrar per sala. Quan truca un pacient nou, qui agafa el telèfon busca el primer forat i dona la cita a l'agenda del fisio que toqui, sense interrompre ningú enmig d'un tractament.
Hi ha detalls que es noten cada dia. L'agenda s'ha d'actualitzar sola quan un company mou una cita. Els tractaments llargs demanen sèries de sessions setmanals, quinzenals o mensuals, sense crear les cites una per una. I els bloquejos personals de cada fisio s'haurien de veure com a ocupats, sense el motiu: a recepció ningú no necessita saber que dimarts a les sis tens dentista.
Sales i boxes que no es reserven dues vegades
En una clínica amb pocs boxes, el coll d'ampolla sol ser l'espai. El programa ha de conèixer les teves sales i boxes, deixar-te assignar-ne un a cada cita i comprovar abans de desar-la que és lliure a aquella hora. Si està ocupat, ha d'avisar i no desar la cita. Així no arriben dos companys alhora al mateix box, cadascun amb el seu pacient. Passa el mateix amb el gimnàs de readaptació o la sala de sòl pelvià, que solen ser compartits.
Pacients que passen per més d'un fisio
És molt habitual: un pacient comença amb un company per una lumbàlgia i, al cap d'un mes, una altra fisio li tracta el sòl pelvià. Si cadascun li obre la seva fitxa, acabeu amb dos telèfons diferents, dos consentiments i dues maneres de facturar-li. El pràctic és que la clínica pugui compartir la fitxa entre fisios: les dades personals, les de facturació i els consentiments signats són els mateixos a totes les còpies, i la història clínica, els bons i les cites queden separats per professional. Per a la clínica continua sent un sol pacient, i una mateixa factura pot reunir les sessions dels dos.
Recordatoris que el pacient pugui confirmar
Amb diverses agendes, els forats per oblits es multipliquen. Els recordatoris automàtics per WhatsApp, 24 hores abans o en el moment de donar la cita, amb botons per confirmar o anul·lar, estalvien moltes trucades. Fixa't en com es veu la resposta a l'agenda. A My Fisio Agenda, la cita confirmada porta un doble check blau al costat del nom del pacient i la que és pendent, un de gris, de manera que recepció sap d'un cop d'ull a qui convé trucar.
Estadístiques de cada fisioterapeuta
Per dirigir la clínica necessites saber quantes sessions fa cada fisio, quins dies s'omplen i quins queden fluixos, quins tractaments es demanen més (punció seca, sòl pelvià, fisioteràpia esportiva…) i quant ingressa el centre. Si aquestes dades surten soles de l'agenda i dels cobraments, no les hauràs de demanar a ningú. Un informe en PDF ajuda a la reunió mensual amb l'equip o amb la gestoria.
Comissions i liquidacions sense full de càlcul
En moltes clíniques cada fisio s'emporta una part del que paga el pacient, en percentatge o com un import fix per sessió. Calcular-ho a mà porta temps i dona peu a errors incòmodes entre companys. El programa hauria de desar a cada sessió el que paga el pacient i el que li correspon al fisio segons la comissió que hagis fixat per a cadascun.
A final de mes, les comissions i liquidacions han de sortir d'un resum per professional: sessions fetes, import brut, comissió, net i el que falta per facturar. Amb aquest resum al davant, la factura de liquidació s'hauria de generar sense copiar xifres. Mira també com tracta el programa els cobraments: pagaments parcials, diversos mètodes de pagament, sessions pendents de cobrament i què passa amb el que ja s'ha cobrat si una sessió s'anul·la.
Facturació de la clínica i de cada fisio
En una clínica conviuen diverses maneres de facturar. La clínica factura als pacients, de vegades cada fisio factura les seves sessions i hi ha pacients que demanen la factura a nom de la seva empresa. El programa ha de permetre les tres coses i emetre les sessions sense IVA, perquè l'assistència sanitària n'està exempta, amb la retenció d'IRPF quan calgui.
I ha d'estar a punt per a VeriFactu. El Reial decret 1007/2023 exigeix que els programes de facturació registrin cada factura de manera encadenada, sense possibilitat d'alterar-la després. Amb les dates vigents, una clínica que és societat limitada ha de complir a partir de l'1 de gener de 2027, i els autònoms, a partir de l'1 de juliol de 2027. El 5 d'octubre de 2026 Hisenda va anunciar que preveu endarrerir-ho fins a l'octubre de 2028, però mentre no es publiqui al BOE compten les dates del 2027. La pàgina de VeriFactu de l'Agència Tributària recull la normativa i les preguntes freqüents.
Qui pot veure cada història clínica
Amb diversos professionals i algú a recepció, la pregunta de qui veu què deixa de ser teòrica. L'article 16 de la Llei 41/2002 (en castellà al BOE) diu que els professionals que diagnostiquen o tracten el pacient tenen accés a la seva història clínica, i que el personal d'administració i gestió només pot accedir a les dades relacionades amb les seves funcions. A la pràctica, recepció necessita l'agenda, els telèfons i els cobraments, però no les notes de les sessions.
Comprova que el programa ho permet de debò: un compte per a cada fisio, l'agenda del centre per a qui dona les cites i un PIN per obrir la història clínica des del compte de la clínica. Afegeix-hi la verificació en dos passos, el control dels dispositius connectats i un registre d'activitat.
Hi ha una altra part que sovint s'oblida. Quan contractes un programa al núvol, la clínica és la responsable de les dades dels seus pacients i el proveïdor passa a ser encarregat del tractament, de manera que heu de signar un contracte d'encàrrec. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades explica què ha d'incloure en les seves directrius per als contractes entre responsables i encarregats del tractament (en castellà). Pregunta també on són els servidors: si són a la Unió Europea, no hi ha transferències internacionals de dades. I recorda que una clínica que porta històries clíniques sol necessitar un delegat de protecció de dades, com expliquem a la guia sobre com obrir una clínica de fisioteràpia.
Quant costa un programa de gestió per a clíniques de fisioteràpia
El preu d'un programa de gestió per a clíniques de fisioteràpia es calcula de dues maneres: per professional, amb una quota per cada fisio, o per clínica, amb un preu fix fins a un nombre de fisios. Abans de comparar, suma el que no surt a la portada: els recordatoris per WhatsApp o SMS que es paguen a part, els límits de factures, l'espai per als documents dels pacients i si cobren la posada en marxa o el traspàs de dades.
A My Fisio Agenda, els plans de centre tenen un preu tancat al mes, sense permanència i amb l'IVA a part:
- Centre Mini, 99,99 €: fins a 5 fisioterapeutes, cadascun amb una agenda Júnior, i 550 factures VeriFactu al mes per al centre;
- Pla Mitjà, 129,99 €: fins a 10 fisioterapeutes amb agendes Sénior i factures sense límit;
- Centre Super, 159,99 €: fins a 15 fisioterapeutes amb agendes Sénior i factures sense límit.
Amb l'equip complet, surten a 20 €, 13 € i menys d'11 € al mes per fisio. Cada agenda inclou els seus recordatoris automàtics (100 o 250 al mes per fisio, segons el pla), i els que cada fisio envia des del seu WhatsApp són il·limitats. Tens el detall a plans i preus.
Com provar-lo amb el teu equip abans de decidir
Una demostració de mitja hora no et diu si el programa aguanta un dilluns de la teva clínica. Aprofita el mes de prova per fer el que fareu cada setmana:
- Importa els pacients des del teu programa actual o des d'un Excel i revisa la vista prèvia abans de confirmar.
- Dona d'alta cada fisio amb el seu color, la seva comissió i el preu de les seves sessions, i crea les sales.
- Demana a recepció que doni tres cites noves al primer forat de qualsevol fisio, sense preguntar a ningú.
- Intenteu reservar el mateix box a la mateixa hora des de dues agendes diferents. El programa ho ha d'impedir.
- Comparteix la fitxa d'un pacient entre dos fisios i comprova què veu cadascun.
- En acabar el mes, compara la liquidació del programa amb la del teu full de càlcul.
Si tot quadra, el canvi definitiu és senzill, perquè els pacients ja hi són i l'equip coneix l'eina.
My Fisio Agenda per a clíniques de fisioteràpia
My Fisio Agenda és un programari per a clíniques de fisioteràpia fet a Espanya per a equips de fins a 15 fisios. Cada fisioterapeuta treballa amb el seu compte i la clínica té el seu per coordinar:
- agendes de tot l'equip en temps real, amb un color per fisio, sales i boxes i sessions recurrents;
- pacients compartits entre fisios, amb la història clínica de cada professional per separat;
- comissions en percentatge o import fix i la liquidació mensual de cada fisio;
- factures de la clínica i de cada fisio, a punt per a VeriFactu, amb exempció d'IVA, IRPF i Facturae;
- recordatoris automàtics per WhatsApp amb botons per confirmar o anul·lar i doble check a l'agenda;
- consentiments informats amb signatura digital al mòbil o la tauleta;
- estadístiques per fisio i per tipus de sessió, amb informe en PDF;
- servidors a la Unió Europea, còpies diàries xifrades i contracte d'encàrrec del tractament.
Funciona al navegador de l'ordinador, la tauleta o el mòbil, sense instal·lar res. Pots provar-lo 1 mes gratis, sense targeta, amb tot el teu equip a dins.
Preguntes freqüents sobre el programari de gestió per a clíniques de fisioteràpia
Respostes curtes al que més pregunten els qui dirigeixen una clínica amb diversos fisios.
En què es diferencia el programari d'una clínica de fisioteràpia del d'un fisio autònom?
En el compte de la clínica. A més de l'agenda, les fitxes i les factures de cada fisio, el d'una clínica té un compte de centre que veu les agendes de tot l'equip, controla les sales i els boxes, comparteix pacients entre fisios i calcula comissions i liquidacions.
Pot recepció donar cites sense veure la història clínica dels pacients?
Sí, i és el recomanable, perquè la Llei 41/2002 limita l'accés del personal d'administració a les dades que necessita per a la seva feina. A My Fisio Agenda, qui dona les cites treballa amb l'agenda del centre i pots demanar un PIN per obrir la història clínica.
Com es calcula la liquidació de cada fisioterapeuta?
Cada sessió finalitzada desa el que paga el pacient i el que correspon al fisio després d'aplicar-hi la seva comissió, en percentatge o com a import fix. A final de mes, el resum mostra per professional les sessions, el brut, la comissió, el net i el que queda per facturar, i genera la factura de liquidació.
Des de quan ha de complir VeriFactu una clínica de fisioteràpia?
Amb les dates vigents, des de l'1 de gener de 2027 si la clínica és una societat i des de l'1 de juliol de 2027 si factura com a autònom. Hisenda va anunciar l'octubre de 2026 que preveu endarrerir-ho fins a l'octubre de 2028, però fins que no es publiqui al BOE valen les dates del 2027.
Cal signar un contracte de protecció de dades amb el proveïdor del programa?
Sí. La clínica és la responsable de les dades dels seus pacients i el proveïdor del programa és encarregat del tractament, de manera que l'RGPD exigeix un contracte d'encàrrec. My Fisio Agenda l'inclou i desa les dades en servidors de la Unió Europea.
Funcionen els recordatoris per WhatsApp durant el mes de prova?
Sí. Els recordatoris automàtics funcionen durant el mes gratis, i els que cada fisio envia des del seu WhatsApp no tenen límit en cap pla.
Quant es triga a passar una clínica a un programa nou?
Depèn sobretot de com tinguis les dades. Si pots exportar els pacients a CSV o Excel, l'assistent els importa d'un sol cop amb les seves cites, reconeix les columnes i no duplica qui tingui el mateix telèfon o correu. El que acostuma a portar més temps és acordar amb l'equip com treballareu.